Les dossiers sont longs à lire.
Il faut repérer les exigences, les pièces demandées et les consignes dispersées dans plusieurs documents.
QUESTIONNAIREUne question. Plusieurs exigences.Décrire la méthode et joindre une preuve.
Vos dossiers préparés. Les preuves à l’appui.
Notre agent IA pour les appels d’offres et les audits lit les exigences, retrouve les informations internes et prépare vos réponses ou constats. Votre équipe vérifie et valide.
Comprendre le fonctionnement
Pour qui ?
Pour les TPE et PME qui répondent à des appels d’offres, des questionnaires clients ou préparent un audit.
Les preuves sont éparpillées.
Procédures, attestations et réponses précédentes : les informations utiles sont dans différents fichiers.
SOURCE INTERNEProcédure · version · paragrapheRetrouver l’origine de chaque information.
Chaque réponse doit être étayée.
Il faut rapprocher les exigences de vos pratiques, retrouver les sources et identifier ce qui reste à fournir.
PIÈCE À COMPLÉTERLe justificatif est-il disponible ?Le point reste ouvert jusqu’à votre vérification.
Ouvrons le dossier.
Une exigence, sa source et la preuve encore à fournir : voilà une préparation que votre équipe peut vérifier.
Une question. Une réponse à étayer.
Exemple fictif et simplifié
QUESTIONNAIRE · Q07
Le contrôle à réception
« Comment contrôlez-vous les produits à réception ? Joignez un compte rendu récent. »
Deux éléments attendus : une méthode et une pièce justificative.
SOURCE RETROUVÉE
PROC-Q04 · version 3 · § 2
« À réception, le responsable contrôle la quantité et l’état des produits. Le contrôle est consigné dans un compte rendu. »
Extrait de la procédure interne du dossier fourni.
Le rapprochement, point par point.
- Méthode de contrôle
- Décrite dans PROC-Q04, § 2.Source identifiée
- Compte rendu récent
- Non retrouvé dans le lot de documents fourni.Pièce à fournir
Le compte rendu reste à joindre.
L’agent conserve ce point ouvert. Votre équipe retrouve le justificatif et confirme que la procédure est à jour.
La réponse préparée, à relire.
« À réception, la quantité et l’état des produits sont contrôlés selon la procédure PROC-Q04 (§ 2). Le contrôle est consigné dans un compte rendu. »
Le texte est préparé à partir de la source. Vous vérifiez qu’il décrit vos pratiques, joignez la pièce et validez l’ensemble.
Brouillon · à valider par votre équipeLire les exigences.
L’agent repère les questions, les consignes et les pièces demandées dans le dossier ou le référentiel retenu.
Dossier · questionnaire · référentielRapprocher les informations.
Il recherche dans les documents internes autorisés et prépare une réponse ou un constat avec ses sources. Les points incertains restent visibles.
Sources identifiées · preuves à compléterVous laisser valider le dossier.
Votre équipe vérifie les sources et les pratiques décrites, complète les justificatifs et valide avant toute utilisation.
Vérification et décision humaines
La mise en place part de vos dossiers.
Nous cadrons ensemble les documents à utiliser et les validations à conserver, puis nous testons sur vos dossiers avec votre équipe.
Vos documents Les essais Les ajustements
Et après ? On affine.
Vos retours, les nouvelles exigences et l’évolution de vos documents font évoluer l’agent. Vous gardez un interlocuteur pour suivre les ajustements après la mise en route.
Partons de votre prochain dossier.
Un questionnaire, un référentiel ou un dossier de réponse : partons de ce que votre équipe utilise déjà.
Parlons de votre dossierOu écrivez directement à vincent@nin-ia.fr
Vos questions.
Comment utiliser l’IA pour préparer une réponse à un appel d’offres ?
Un agent IA peut lire le dossier, repérer les exigences et les pièces demandées, puis préparer un brouillon à partir des documents internes que vous mettez à disposition. Il conserve les sources et les points à compléter pour que votre équipe vérifie le dossier avant de valider la réponse.
Comment retrouver les justificatifs demandés dans un questionnaire client ?
L’agent rapproche chaque demande des documents internes autorisés et signale les pièces qui ne sont pas retrouvées dans le lot fourni. Dans notre exemple, la procédure de contrôle à réception est identifiée, mais le compte rendu demandé reste à joindre par votre équipe.
Une IA peut-elle rédiger des réponses à partir des procédures de l’entreprise ?
Oui, l’agent peut préparer un brouillon en s’appuyant sur une procédure identifiée et en indiquant sa source. Dans notre exemple, la réponse reprend la procédure PROC-Q04, § 2 ; votre équipe confirme que cette version est à jour et que le texte décrit bien ses pratiques.
Comment l’IA peut-elle aider à préparer les documents d’un audit ?
L’agent peut lire le référentiel retenu, rapprocher les exigences des documents disponibles et préparer des constats avec leurs sources et les preuves manquantes. Le périmètre documentaire et les connexions éventuelles à vos outils sont étudiés au cadrage ; cette préparation ne constitue pas un audit certifié et ne garantit pas la conformité.
Qui vérifie les réponses et les preuves préparées par l’IA ?
Votre équipe vérifie les sources, l’actualité des documents et l’adéquation des réponses avec les pratiques de l’entreprise. Elle corrige le brouillon, complète les justificatifs manquants et valide le dossier avant toute utilisation.