Les demandes s’accumulent.
Il faut retrouver les références, les quantités et les coordonnées dans les mails.
MAIL ENTRANTRéférence · quantité · délaiLes informations sont dans la demande.
Vos devis préparés à partir de vos mails.
Notre agent IA d’administration des ventes lit la demande, vérifie les stocks, prépare le devis et alimente la facturation. Votre équipe vérifie et valide.
Comprendre le fonctionnement
Pour qui ?
Pour les TPE et PME qui traitent régulièrement des demandes clients par mail et préparent des devis.
Les mêmes informations sont recopiées.
Elles passent de la demande au devis, puis à la facturation.
DOSSIER DE VENTEUne demande, plusieurs documents.Les données utiles suivent le dossier.
La réponse demande des vérifications.
Il faut comparer les données et consulter les disponibilités en stock.
AVANT DE RÉPONDRETarif, stock, livraison.Les points à confirmer restent visibles.
Ouvrons la demande.
Du mail reçu au devis préparé : les informations se retrouvent au même endroit, avec les points à vérifier.
24 pièces. Un devis à préparer.
Exemple fictif et simplifié
Le mail reçu.
Objet : demande de devis · BR-24
Bonjour,
Pouvez-vous nous préparer un devis pour 24 bagues, référence BR-24 et nous confirmer le délai de livraison ?
Merci !
Ce que l’agent relève.
- Article
- Bague
- Référence
- BR-24
- Quantité
- 24 pièces
- Demande
- Devis + délai
Ce qu’il faut vérifier.
- Le tarifLa grille applicable à cette référence et à cette quantité.
- La disponibilitéLe stock et le délai à confirmer avant de répondre.
- La livraisonLes coordonnées nécessaires pour préparer le dossier.
L’adresse de livraison manque.
Elle reste à demander. L’agent ne la déduit pas et ne promet pas de date de livraison.
Le devis est préparé, pas envoyé.
La référence et la quantité sont reprises. Votre équipe confirme le tarif, la disponibilité et les coordonnées avant de valider.
À valider par votre équipePréparation du devis
- Article
- Bague BR-24
- Quantité
- 24 pièces
- Tarif et délai
- À confirmer
- Envoi
- Après validation
Lire la demande, sans tout ressaisir.
L’agent relève les informations utiles dans les mails et les regroupe pour préparer le dossier.
Références · quantités · coordonnéesPréparer en gardant les points ouverts.
Les données à comparer et les vérifications de stock suivent les règles définies avec vous. Les informations manquantes restent signalées.
Vos documents et vos règlesVous laisser valider la réponse.
Votre équipe vérifie le devis et décide de son envoi. Les informations retenues peuvent ensuite alimenter la facturation selon le périmètre convenu.
Validation humaine
La mise en place part de vos demandes.
Nous regardons vos mails types, vos documents et vos outils, puis nous essayons l’agent avec votre équipe sur les tâches retenues.
Vos exemples Les essais Les ajustements
Et après ? On affine.
Vos retours et vos nouveaux besoins font évoluer l’agent. Vous gardez un interlocuteur pour suivre les ajustements après la mise en route.
Partons de votre prochaine demande.
Un mail type, un devis existant, vos habitudes de travail : partons de ce que votre équipe utilise déjà.
Parlons de votre besoinOu écrivez directement à vincent@nin-ia.fr
Vos questions.
Comment automatiser la préparation des devis à partir des mails clients ?
Un agent IA d’administration des ventes peut relever les informations utiles dans les mails et préparer un devis selon les règles définies avec votre entreprise. Sur l’exemple présenté, il reprend la référence BR-24 et les 24 pièces demandées, puis garde visibles les éléments à confirmer avant la validation par votre équipe.
Une IA peut-elle relever les références et les quantités dans une demande de devis ?
Oui, c’est l’une des tâches proposées pour l’agent ADV : repérer l’article, sa référence et la quantité dans la demande, puis les réunir dans le dossier de préparation. Les informations manquantes restent signalées, comme l’adresse de livraison absente dans notre exemple ; votre équipe contrôle les données avant de valider le devis.
Peut-on utiliser un agent IA ADV avec son logiciel de gestion actuel ?
Nous partons des logiciels, des mails et des documents que votre équipe utilise déjà pour préparer les devis. Les connexions possibles et les informations à transmettre au logiciel de gestion ou à la facturation sont étudiées lors du cadrage, selon vos outils et les tâches retenues.
Comment vérifier les tarifs et les stocks avant de préparer un devis avec l’IA ?
La préparation doit s’appuyer sur la grille tarifaire applicable et sur les données de disponibilité accessibles dans le périmètre défini avec vous. Dans l’exemple de la page, le tarif et le délai restent « à confirmer » : l’agent ne transforme pas une information absente en prix ou en promesse de livraison.
Les devis préparés par l’IA sont-ils envoyés automatiquement aux clients ?
Non, dans le fonctionnement présenté, l’agent prépare le devis et votre équipe décide de son envoi. Elle vérifie la référence, la quantité, le tarif, la disponibilité et les coordonnées nécessaires avant de valider la réponse au client.